Helferplanung.app

Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie Helferplanung.app nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Diese Datenschutzerklärung richtet sich nach dem Schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie bei der Registrierung oder beim Anlegen eines Events eingeben. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

2. Verantwortliche Stelle

bitcrafts GmbH
Amselweg 45A
4528 Zuchwil
Schweiz
E-Mail: info@helferplanung.app

3. Welche Daten erfassen wir?

Bei der Nutzung von Helferplanung.app können folgende Daten erfasst werden:

  • Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name (bei Registrierung)
  • Event-Daten: Informationen zu Ihren Events, wie Name, Datum, Ort und Beschreibung
  • Helferdaten: Namen und Kontaktdaten (inkl. Mobiltelefonnummer und gewähltem bevorzugtem Benachrichtigungskanal (E-Mail oder WhatsApp)) der Helfer, die Sie zu Ihren Events einladen
  • Schichtdaten: Informationen zu Schichten und Zuweisungen
  • Nutzungsdaten: Technische Daten wie IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeiten

Zusätzlich können durch unsere Kunden benutzerdefinierte Felder (z. B. T-Shirt-Grösse oder individuelle Angaben) erfasst werden.

Wir empfehlen ausdrücklich, keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ohne entsprechende rechtliche Grundlage zu erfassen.

4. Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Wir nutzen Ihre Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

  • Bereitstellung und Betrieb der Helferplanung.app-Dienste
  • Verwaltung Ihres Benutzerkontos
  • Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihres Kontos oder Ihrer Events
  • Benachrichtigungen an Helfer über Schichtzuweisungen (per E-Mail oder mit Einwilligung per WhatsApp)
  • Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Dienste
  • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

4a. Verarbeitung im Auftrag (Auftragsverarbeitung)

Bei der Nutzung von Helferplanung.app erfassen unsere Kunden (z. B. Veranstalter oder Organisationen) personenbezogene Daten von Helfern.

In diesem Zusammenhang gilt:

  • Unsere Kunden sind Verantwortliche für die Datenverarbeitung
  • Wir agieren als Auftragsverarbeiter und verarbeiten Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung unserer Kunden

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

a) Einwilligung: Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben (Art. 6 Abs. 6 DSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
b) Vertragserfüllung: Für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
c) Überwiegendes Interesse: Soweit dies zur Wahrung unserer überwiegenden berechtigten Interessen erforderlich ist (Art. 31 Abs. 1 DSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Hosting und eingesetzte Dienstleister

Unsere Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben.
Für den Versand von E-Mails nutzen wir Amazon Web Services (AWS SES, EU-Region Frankfurt).
Zur Analyse verwenden wir PostHog (EU-Cloud).
Für die Zustellung von WhatsApp-Benachrichtigungen, nur bei aktiviertem WhatsApp-Kanal (siehe Abschnitt 6a) nutzen wir Meta Platforms Ireland Ltd.

6a. WhatsApp-Benachrichtigungen (Meta)

Organisationen können ihren Helferinnen und Helfern anbieten, Benachrichtigungen (z. B. Anmeldebestätigungen und Schicht-Erinnerungen) statt per E-Mail per WhatsApp zu erhalten. WhatsApp wird nur verwendet, wenn die Organisation diesen Kanal aktiviert hat und Sie ihn bei der Anmeldung ausdrücklich als bevorzugten Kanal wählen und Ihre Mobiltelefonnummer angeben (Einwilligung, Art. 6 Abs. 6 und 7 DSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Für den Versand nutzen wir die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland («Meta»). Meta ist dabei als Unterauftragsverarbeiterin in die Verarbeitung im Auftrag der Organisation (siehe Abschnitt 4a) eingebunden. Übermittelt werden Ihre Mobiltelefonnummer sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht (z. B. Ihr Name, Event-, Schicht- und Zeitangaben). Eine Weiterübermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich; sie stützt sich auf das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Meta zertifiziert ist, sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihren bevorzugten Kanal bei einer Anmeldung wieder auf E-Mail umstellen oder auf eine WhatsApp-Nachricht mit «STOPP» antworten. Nach dem Widerruf erhalten Sie Benachrichtigungen per E-Mail; die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Auf die Verarbeitung, die WhatsApp im Rahmen Ihres eigenen WhatsApp-Kontos vornimmt (z. B. gemäss der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie), haben wir keinen Einfluss; insoweit ist Meta eigenständig verantwortlich.

Eine vollständige Liste unserer eingesetzten Unterauftragsverarbeiter finden Sie hier:
Unterauftragsverarbeiter

Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich in unserem Auftrag und auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge.

7. Datenspeicherung und Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Nach Löschung Ihres Kontos werden Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Schweiz und der Europäischen Union.

8. Ihre Rechte

Gemäss dem Schweizerischen Datenschutzgesetz und der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

  • Auskunft: Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
  • Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
  • Datenherausgabe: Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format verlangen.
  • Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
  • Beschwerde: Sie können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde der EU beschweren.

9. Cookies

Helferplanung.app verwendet technisch notwendige Cookies, um die Funktionalität der Website zu gewährleisten (z.B. für die Authentifizierung). Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Darüber hinaus verwenden wir mit Ihrer Einwilligung Analyse- und Tracking-Technologien (z. B. PostHog), um die Nutzung unserer Plattform zu analysieren.

Analyse und Tracking

Wir verwenden das Analyse-Tool PostHog, um die Nutzung unserer Plattform zu verstehen und zu verbessern.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse (gekürzt, sofern möglich)
  • Geräte- und Browserinformationen
  • Nutzungsverhalten innerhalb der Plattform

Die Datenverarbeitung erfolgt über den EU-Endpunkt von PostHog.

Die Nutzung erfolgt ausschliesslich auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Session Replay

Zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit nutzen wir sogenannte Session-Replay-Technologien.

Dabei werden Nutzerinteraktionen (z. B. Klicks oder Scrollverhalten) aufgezeichnet. Eingaben in sensible Felder (z. B. Passwörter oder Formulare) werden dabei nicht gespeichert und durch technische Massnahmen (z. B. Maskierung) geschützt.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.