Auftragsverarbeitung (AVV)
1. Gegenstand und Dauer
Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform „Helferplanung.app“.
Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer der Nutzung der Plattform.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich zur Bereitstellung der Plattform zur Organisation und Planung von Helfereinsätzen.
3. Kategorien von Daten und betroffenen Personen
Betroffene Personen:
- Helfer / Volunteers
- Nutzer der Organisation
Datenkategorien:
- Stammdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer)
- Planungsdaten (Schichtzuweisungen)
- Kommunikationsdaten
- Benutzerdefinierte Angaben
4. Weisungsgebundenheit
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht.
5. Pflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer verpflichtet sich:
- geeignete technische und organisatorische Massnahmen zu treffen
- die Vertraulichkeit zu gewährleisten
- den Auftraggeber bei Betroffenenanfragen zu unterstützen
- Datenschutzverletzungen unverzüglich zu melden
- Daten nach Vertragsende zu löschen oder zurückzugeben
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung gesetzlicher Datenschutzpflichten, insbesondere in Bezug auf Sicherheit der Verarbeitung und etwaige Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit dies erforderlich ist.
6. Pflichten des Auftraggebers
Der Auftraggeber ist verantwortlich für:
- die Rechtmässigkeit der Verarbeitung
- die Einholung erforderlicher Einwilligungen
- die Inhalte der erfassten Daten
Der Auftraggeber verpflichtet sich, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ohne entsprechende Rechtsgrundlage zu verarbeiten.
7. Unterauftragsverarbeiter
Der Auftragnehmer setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein:
Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz dieser Unterauftragsverarbeiter zu.
Der Auftragnehmer informiert über Änderungen bei Unterauftragsverarbeiter . Der Auftraggeber hat das Recht, aus wichtigem Grund zu widersprechen.
8. Sicherheit der Verarbeitung (TOMs)
Der Auftragnehmer trifft geeignete technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere:
- Verschlüsselung der Datenübertragung (HTTPS)
- Zugriffskontrollen und Rollenrechte
- Authentifizierungssysteme
- Sicherung der Systeme gegen unbefugten Zugriff
9. Datenschutzverletzungen
Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über Datenschutzverletzungen, die personenbezogene Daten betreffen.
10. Kontrollrechte
Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung dieses Vertrags in angemessenem Umfang zu überprüfen. Dies erfolgt in der Regel durch geeignete Nachweise (z. B. Dokumentation).
11. Löschung und Rückgabe
Nach Beendigung der Nutzung werden personenbezogene Daten nach Wahl des Auftraggebers gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
12. Verarbeitung in Drittländern
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Schweiz und der Europäischen Union.
Eine Ausnahme gilt für die Zustellung von WhatsApp-Benachrichtigungen: Hat der Auftraggeber den WhatsApp-Kanal aktiviert, werden Mobiltelefonnummer und Nachrichteninhalt der betroffenen Helfenden an die Unterauftragsverarbeiterin Meta Platforms Ireland Limited übermittelt; eine Weiterübermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA ist möglich. Dieser Transfer stützt sich auf das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Meta zertifiziert ist, sowie ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln. Ohne Aktivierung des WhatsApp-Kanals durch den Auftraggeber findet dieser Transfer nicht statt.
Darüber hinausgehende Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 16 f. DSG bzw. Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.
13. Schlussbestimmungen
Dieser Vertrag ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Helferplanung.app.
Stand: August 2026